Кәсіпорындар мен ұйымдардағы ақшалардың қозғалысын ішкі бақылаудың қажеттілігі:
а) активтердің түгелдігін бақылау үшін;
ә) кәсіпорынның қаржылық саясатпен сәйкестігін қамтамасыз ету үшін;
б) бухгалтерлік есепте көрсетілген деректердің сенімділігін қамтамасыз ету үшін және тағы да басқа жағдайларға байланысты.
Ақшалар және басқа да өтімділігі жоғары активтерге ішкі бақылау жасаудың қатал жүйесі қаржылық есепті ұйымдастырушылар үшін ақшалармен олардың балама-ларына (эквиваленттеріне) жүргізілген бақылаулар дәл және сенімді ақпарат болып табылатындығына сенімділіктерін арттырады (ұлғайтады). Ақшалардың сақталуын қамтамасыз ету, яғни оны қорғау кептеген кәсіпорындар мен ұйымдардың ең маңызды мәселесі болып табылады. Ақшаларды жасыру немесе оны ұрлау өте оңай, өйткені олардың белгілі бір белгілері жоқ және тез айырбасталады (конвертизацияланады). Кәсіпорындар мен ұйымдарда ақшаларға ішкі бақылау жасау мынадай фунцияларды жүзеге асыруы, яғни атқаруы қажет:
- ақшалардың жеке есебін жүргізу мен бөлек сақталуын бақылау;
- қолма-қол есеп айырысу негізінде жүргізілген операциялардың есебін бақылау;
- кассада тек қана күнделікті қажетті мөлшерде ақша сақтау;
- касса қалдығын белгіленген мерзімде уақтылы тексеру;
- табыс өкелмейтін ақшалардың қайтарылуын қамтамасыз ету;
- ақшалардың сақталуына жеке тұлғаның жауап беруі.
Ақшалардың келіп түсуін бақылау кез келген кәсіпорындар мен ұйымдарда түрлі операцияларды орындауға және пайдалануға байланысты жүргізіледі. Есеп айырысуды колма-қол жүргізу, орындалған операцияларды үшін жазып отыру және оны ақша қалдығымен салыстыру, сондай-ақ ақшамен есеп айырысуды белгілі бір адамға міндеттеу ақшалардың ұрлануын, орындалған операциялар үшін толтырылатын құжаттардың толтырылуында қателіктерлін жіберілуін болдырмайды. Ұрлықтар мен қателіктер туғанның өзінде олардың саны азаяды. Ақшалардың үздіксіз іксіз және тұрақты банк шоттарына келіп түсуін басынан бастап бақылау мақсатымен есептеу және тіркеп жазу жұмысы үшін жауапты адам тағайындау мыналарды қажет етеді:
- кешіктірмей уақытында есептеу;
кешіктірмей уақытында жазу: алынған ақшаларды дер кезінде депоненттеу.
Ақшаларды басқару функциялары мен оны тиісті құжатгарға тіркеп жазу функцияларының жүзеге асырылуына үздіксіз бақылау жасау ұйымның кассалық операцияларына күнделікті қабылданатын және касса арқылы төлемдер жүргізілетіндігі туралы есепті құрайды. Кәсіпорындар мен ұйымдар өздерінің ақшаларының жұмсалынуын бақылау мақсатымен басқа заңды және жеке тұлғаларға ақша төлеу барысында арнайы үлгідегі құжаттар белгілі тәртіп бойынша толтырылған жағдайда ғана төлем жүргізуге болатыңдығын белгілейді. Кәсіпорындар мен ұйымдар өзінің ақшаларын банк мекемесінде сақтауға тиіс екендігін бұның алдында айтып кеткен болатынбыз. Бұл бір жаданан кәсіпорындар мен ұйымдар үшін ақшаларының қозғалысын бақылаудың маңызды әдісі болып табылады және оның мынадай артықшылықтары да бар:
- Ақшаларының түгелдігіне, сақталуына банк мекемесі толығымен жауап береді.
- Банк мекемесінің тарапынан ақшалардың жеке есебі жүргізіледі.
- Бұл жерде сақталатын ақшалардың ұрлану қаупі (мүмкіндігі) кәсіпорындар мен ұйымдардың өзінде сақталатын ақшаға қарағанда төмен.